代理商訂購零配件,首先查詢企業(yè)的庫存，有現(xiàn)貨，直接發(fā)采購定單;無現(xiàn)貨發(fā)采購申請單，接到到貨通知后再發(fā)采購定單，企業(yè)收到采購定單后直接發(fā)貨給代理商;收到采購申請單，則向制造廠商發(fā)出訂單購貨。通常客戶在作業(yè)過程中發(fā)生故障，供貨時間分為緊急(1天供貨)，半緊急(1周內(nèi)供貨)和普通庫存補貨(2周內(nèi)供貨)等。

　　由于小松在中國銷售的機械設(shè)備大多數(shù)都是工程用的大型設(shè)備，在供貨的時間要求上非常嚴格，因此在代理店遇到客戶有供貨需求時就必須以最快的速度送達客戶，這其中不僅要與小松中國聯(lián)系，還有可能需要小松全球供應(yīng)商的即時反應(yīng)。目前小松中國的零配件正常庫存品種為1萬種左右，而代理店一般為6000~7000種。由于某些零部件的單件占用資金量比較大，而一般代理店由于資金周轉(zhuǎn)問題，通常也不可能存有大量的備件，因此對整個供應(yīng)鏈的流暢，管理以及庫存的最優(yōu)、最經(jīng)濟都有一個很高的要求
　　博科在了解了小松中國的分銷體系的需求后，結(jié)合博科自身在分銷批發(fā)以及連鎖零售行業(yè)內(nèi)的豐富經(jīng)驗，對小松代理店的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行了全面的規(guī)劃和設(shè)計，系統(tǒng)將提供對代理店、客戶以及所經(jīng)營的商品能進行系統(tǒng)的分類管理方面統(tǒng)計匯總;提供零配件完整的采購訂貨直至采購結(jié)算的采購業(yè)務(wù)流程管理;提供專業(yè)的銷售開單、開票管理，支持銷售發(fā)票核銷處理和應(yīng)收賬款賬齡分析;提供多倉庫、多屬性的倉庫管理以及庫存商品成本核算;提供完善的整機銷售和售后服務(wù)跟蹤管理支持等。
　　通過系統(tǒng)的實施，可以使小松中國的分銷鏈路環(huán)節(jié)得到比較全面的信息化管理，使整個分銷渠道及其下屬辦事處、代理店等能夠通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)訂貨、庫存管理、銷售、應(yīng)收應(yīng)付管理的業(yè)務(wù)處理，便于公司有效監(jiān)控和評估業(yè)務(wù)，便于搜集各個分銷環(huán)節(jié)的庫存、銷售、回款等數(shù)據(jù)信息，幫助企業(yè)進行決策。
　　小松信息化從中國走向世界
　　如何幫助代理店發(fā)展一直是小松中國的重要任務(wù)，絕大多數(shù)的代理店老板都是憑直覺在經(jīng)營，但隨著市場的迅速發(fā)展，產(chǎn)品及配件越來越多，業(yè)務(wù)越來越復雜，傳統(tǒng)的代理店已經(jīng)無法應(yīng)對現(xiàn)代市場競爭。為了要盡快把小松的經(jīng)營理念灌輸下去，讓小松的分銷伙伴能夠與時俱進。通過信息系統(tǒng)，可以使小松中國與代理店的關(guān)系更密切，推動代理店跟上時代的發(fā)展。
　　從目前國內(nèi)同行業(yè)的情況看，建設(shè)類似的代理店服務(wù)信息系統(tǒng)，小松是第一家。小松中國的代理店管理和服務(wù)在國內(nèi)是名列前茅的。信息系統(tǒng)上線后，將大大提高代理店的服務(wù)水平和競爭能力。此外，代理店通過信息系統(tǒng)還可以對小松的管理模式有所了解，幫助代理店的老板們及時了解自身企業(yè)的運營狀況，通過信息系統(tǒng)每天都可以查閱到企業(yè)的經(jīng)營情況，以及企業(yè)的債權(quán)、貸款、按揭等情況。
　　小松中國的信息規(guī)劃暫定為五個階段，第一期代理店信息系統(tǒng)已基本完成，它將安裝在小松全國30多家代理店和分銷商;第二期為小松中國區(qū)總部的信息化，以及與各銷售代理商之間的信息溝通。未來還將對小松中國的產(chǎn)品生產(chǎn)、業(yè)務(wù)流程、資金流、物流、成本和利潤的管理，以及由此產(chǎn)生的效益和利潤等進行信息管理。包括海外采購、采購計劃、定單、流程、入關(guān)、報關(guān)、報稅(保稅、非保稅)管理。
　　目前小松在國內(nèi)已經(jīng)有一些獨資與合資的生產(chǎn)制造企業(yè)，后期規(guī)劃中將把這些國內(nèi)生產(chǎn)企業(yè)的信息系統(tǒng)，與小松中國、小松的分銷體系、小松的海外采購體系聯(lián)接。因為從目前的進展情況看，小松中國代理店的信息化過程實施的可行性和操作性都比較好，小松也有意識地把現(xiàn)在中國實施的軟件系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到海外，如印度、俄羅斯等，因為在當?shù)氐匿N售管理模式與中國目前的狀況基本雷同，也完全可以使用這套在中國成功使用的代理店系統(tǒng)。
　　這樣，小松通過博科資訊完成了中國體系的第一階段信息化，而博科也將通過小松制造把中國的成功經(jīng)驗帶到世界。